Doorwerkingscanvas

Wat is het Doorwerkingscanvas?

Het doorwerkingscanvas is een hulpmiddel om een projectteam te laten reflecteren op uit te voeren activiteiten, zowel voor, tijdens als na de uitvoering. Het doel van het doorwerkingscanvas is om reflectie op het eigen handelen directer te verbinden met activiteiten die worden gepland en uitgevoerd, en dit gezamenlijk structureel vast te leggen. De aanname is dat door niet alleen achteraf te reflecteren op een activiteit, maar ook al vooraf en tijdens: dit het projectteam scherp houdt op het te behalen doel, zodat niet de ‘waan van de dag’ gaat overheersen; er een kritisch-constructieve houding ontstaat in het projectteam gericht op bevragen, bijsturing en verbetering; en er meer ruimte en aandacht ontstaat voor leren en het professioneel handelen van teamleden.

De naam van het canvas als ‘Doorwerkingscanvas’ komt voort uit de overtuiging dat doorwerking niet alleen zit in de producten die een project oplevert en wel of niet gebruikt worden, maar ook, of juist, in het handelen van mensen in interactie met elkaar terwijl ze samen een verandering willen bewerkstelligen. Dit zijn niet alleen onderzoekers, maar alle betrokkenen die bij willen dragen en/of nodig zijn om de verandering te bewerkstelligen. Dit betekent dat er geen ‘onderzoekstaal’ in het canvas zit; de vragen zijn zo geformuleerd dat ze voor iedereen te begrijpen zijn. Het canvas is ontwikkeld voor projecten die een maatschappelijk vraagstuk aanpakken en waarin alle betrokken partijen participeren, maar het staat iedereen vrij het canvas te gebruiken naar eigen goeddunken en waar nodig aan te passen.

Hoe gebruik je het Doorwerkingscanvas?

In het gebruik van het Doorwerkingscanvas zijn 3 fases te onderscheiden: voorbereiding, uitvoering en nazorg.

De voorbereiding

De voorbereiding bestaat uit twee onderdelen: het vaststellen van de activiteit om uit te werken met het Doorwerkingscanvas, en de voorbereiding van de eerste sessie met het canvas.

1. Allereerst moet er een activiteit worden gekozen die centraal staat bij het vullen van het Doorwerkingscanvas. Het Doorwerkingscanvas werkt niet goed als de activiteit te ‘groot’ is, in de zin van veelomvattend. Een activiteit als ‘verduurzamen van een wijk’ bevat zoveel deelactiviteiten, waardoor er geen focus is bij het invullen van het canvas. Daarentegen is een activiteit als ‘een informatieavond organiseren voor de wijk’ dan weer te ‘klein’, in de zin van operationeel misschien complex of tijdrovend, maar redelijk rechttoe rechtaan. De activiteiten geschikt voor het canvas liggen ‘hiertussen’; dat is moeilijk te definiëren. Je kunt dit overlaten aan de projectleider om dit vast te stellen, maar het is verstandiger en ook leuker om dit met het projectteam te doen als aanloop naar de inzet van het canvas. Dit kan in de vorm van een workshop. Onze eigen aanpak daarbij is als volgt:
   • Schrijf de verandering die het project wil bereiken op. (Indien het een groot project is waarin gewerkt wordt met werkpakketten: schrijf het hogere veranderingsdoel van het project op en in relatie daartoe de beoogde verandering die het werkpakket nastreeft. Voer de volgende stappen dan uit met het werkpakketteam.)
   • Brainstorm welke activiteiten je allemaal de komende periode, bijvoorbeeld een jaar, gaat doen. Schrijf iedere activiteit op een post-it en plak deze op een flip-over.
   • Orden de activiteiten in twee stappen: 1) Maak clusters van activiteiten, doe dit door ze bij elkaar te plakken en er cirkels omheen te trekken; 2) verbind de post-its met ‘pijlen’ om aan te geven welke activiteiten van elkaar afhankelijk zijn, bijvoorbeeld komt de ene activiteit na de andere, of is de ene activiteit een subactiviteit van een andere, et cetera.
   • Bekijk de clustering en bepaal de hoofdactiviteiten (onze ervaring is dat dit er 2 tot 4 zijn voor een jaarplan van een project of van een werkpakket). Een hoofdactiviteit is een activiteit die direct te koppelen is aan het veranderdoel van het project c.q. werkpakket.
   • Gebruik de hoofdactiviteiten als startpunt voor het vullen van het canvas. Dit betekent dat je vaak meerdere canvassen invult per project/werkpakket, dus ongeveer drie.
2. Met de gekozen hoofdactiviteiten kan de eerste sessie met het Doorwerkingscanvas worden voorbereid. Belangrijk hierbij is dat het team goed de rol van het canvas begrijpt en aanvoelt: namelijk als hulpmiddel en geen doel op zich. Het moet geen invuloefening worden en dan denken dat het klaar is. Maak hier duidelijke afspraken over waarover iedereen het eens is. Een aantal van die afspraken kan ook ingevuld worden op het doorwerkingscanvas, zodat het vastgelegd is. Daarnaast zijn er een aantal praktische zaken die ingevuld kunnen worden op het canvas, zoals wat er nodig is voor de sessie, hoeveel tijd gevraagd wordt, et cetera.

Voorbeeld van de uitkomst van een activiteitenbrainstorm van een werkpakket met als resultaat vier hoofdactiviteiten

De uitvoering

Het invullen van het canvas gebeurt idealiter voor de start van de activiteit, bijvoorbeeld op basis van een geschreven projectjaarplan of werkpakketjaarplan. Het kan ook omgekeerd: dat het canvas wordt gebruikt als input om een jaarplan te schrijven. Het invullen gebeurt met het hele team (projectteam of werkpakketteam). Als dit praktisch gezien niet haalbaar is, dan wordt een ingevuld canvas in ieder geval met het hele team doorlopen en besproken. Dit invullen gaat als volgt:

1. Contextbeschrijving: als eerste vul je de velden in die van belang zijn om een activiteit te kaderen, en die in de voorbereiding zijn besproken: dit zijn de velden aan de bovenkant en linkerzijkant van het canvas.
2. Doorloop het canvas voor de eerste keer door de ‘pijl’ te volgen: dus van linksboven naar beneden en vervolgens aan de rechterkant weer omhoog. Niet alles kan de eerste keer beantwoord worden, omdat het afhankelijk is van de uitvoering. Bespreek wel alle vragen. Bij een vraag als ‘Zijn de opbrengsten direct bruikbaar voor de volgende activiteit?’ kun je bijvoorbeeld al bespreken hoe je de opbrengsten bruikbaar kunt maken voor de volgende activiteit. Dat wil zeggen: je kunt daar al over nadenken voordat je de feitelijke opbrengsten hebt. Vul het canvas eventueel aan met vragen en aandachtspunten.
3. Maak afspraken over vervolgsessies waarin het doorwerkingscanvas opnieuw wordt doorlopen, bijvoorbeeld 1 keer per maand. En zorg dat het doorwerkingscanvas beschikbaar is voor iedereen om te raadplegen en opmerkingen toe te voegen, bijvoorbeeld door het fysiek op te hangen in de teamruimte.
4. Maak duidelijke afspraken over hoe en wanneer de reflectievragen tijdens de lopende activiteit worden gebruikt om de voortgang te monitoren, te leren van de uitvoering, en hoe dit wordt vastgelegd (bijvoorbeeld door een logboek, het standaard opnemen als agendapunt in het projectoverleg, et cetera).
5. Vul een canvas in voor elk van de hoofdactiviteiten, vergelijk de canvassen en kijk waar er overlap zit en welke zaken gecombineerd kunnen worden of juist niet. Bijvoorbeeld door eenzelfde reflectiemethode te gebruiken voor alle hoofdactiviteiten.

Doorwerkingscanvas 2.0

De nazorg

De ‘nazorg’ zit deels al in het gebruik tijdens de uitvoering van de activiteiten: door het canvas steeds te blijven aanvullen en bij te werken, wordt het proces van de activiteiten vastgelegd, inclusief de reflectie daarop. Deze ontwikkeling kan worden vastgelegd door regelmatig foto’s van het canvas te maken of digitale versies op te slaan, of door een logboek bij te houden van besproken punten, reflecties, doorgevoerde wijzigingen, genomen beslissingen et cetera.

Bij beëindiging van de hoofdactiviteit is het zinvol een evaluatiesessie te houden met het team, waarbij wordt teruggekeken op het hele proces en lessons learned worden geëxpliciteerd. Voor het vervolg is het vooral belangrijk stil te staan bij de vragen hoe de hoofdactiviteit heeft bijgedragen aan het ‘hogere’ veranderdoel en wat voor aanpassingen er nodig zijn voor het vervolg.

Vervolgens kan bepaald worden of de activiteit en het Doorwerkingscanvas opnieuw uitgevoerd moeten worden, eventueel met een aangescherpt doel, of er kan bepaald worden dat de inzichten meegenomen worden voor het bepalen van nieuwe activiteiten – hierdoor wordt het geheel cyclisch van aard.

Waar komt het Doorwerkingscanvas vandaan?

Een eerste versie van het doorwerkingscanvas is in 2025 ontwikkeld door Harry van Vliet en Ruben Logjes van het lectoraat Doorwerking Praktijkgericht Onderzoek van de Hogeschool van Amsterdam, als onderdeel van de monitoring van het SPRONG-programma PASS (Professionalisering om een sprong te maken van lokale Actie naar Systeemverandering voor Sport en bewegen). Door het doorwerkingscanvas te gebruiken in verschillende workshops, ook buiten het SPRONG-programma om, is er een tweede verbeterde versie van het canvas ontwikkeld in 2026, waaraan verschillende mensen middels suggesties en tips hebben bijgedragen.