Evidence Planning Tool

Wat is de Evidence Planning Tool?

De Evidence Planning Tool is een systematische benadering om doelen te definiëren, te communiceren en te verfijnen, terwijl er informatie wordt verzameld en gestructureerd over hoe beoogde resultaten en veranderingen in de praktijk zijn verwezenlijkt. Het helpt organisaties en individuen om breder na te denken over de effecten van hun werk op begunstigden, andere belanghebbenden en de maatschappij. Met de Evidence Planning Tool kan je ook de effecten van je activiteiten op de toekomst projecteren, wat helpt om na te denken over wat je mogelijk wilt veranderen of behouden.

De tool is waardevol om te bepalen of er alternatieve benaderingen of processen zijn waarmee het doel effectiever gerealiseerd kan worden. Bovendien markeert het al in een vroeg stadium mogelijke problemen of fouten die gemakkelijk gemaakt kunnen worden, wat helpt om het proces te verbeteren. De tool dwingt tot reflectie en kritische evaluatie van elk aspect van een plan, waardoor problemen zichtbaar worden voordat ze zich voordoen in de praktijk.

De tool kan worden gebruikt (1) als onderdeel van voortdurende monitoring en evaluatie van een project of programma, (2) om de mogelijk verouderde werkwijze te toetsen, (3) focus aan te brengen in de benadering en (4) nieuwe probleemoplossende benaderingen te stimuleren, door aannames en bewijsmateriaal kritisch te analyseren.

Hoe gebruik je het Evidence Planning Tool?

Onderstaan figuur presenteert een visueel overzicht van de Evidence Planning Tool.

Deze afbeelding bestaat uit vier elementen (enhance, replace, limit, reuse). In het midden van de cyclus kan het hoofddoel van het project of organisatie worden geplaatst. De vier elementen helpen om te reflecteren op vier belangrijke dimensies van het project of organisatie. Deze zijn als volgt:

1. Enhance (versterk): Dit begrip helpt bij het analyseren van waar het project waarde toevoegt. Zo werd bijvoorbeeld gekeken naar hoe een project nieuwe banen en vaardigheden voor jongeren creëerde, waardoor de lokale gemeenschap economisch versterkt werd.
2. Replace (vervang): Hier wordt geanalyseerd wat het project vervangt, zoals een verouderde methode. Bijvoorbeeld, een project dat traditionele energiebronnen vervangt door hernieuwbare energie kan aantonen hoe deze transitie voordelen oplevert ten opzichte van de oude manier van werken.
3. Limit (beperk): Dit element helpt bij het identificeren van de beperkingen of nadelen van het project. Stel dat een duurzaam landbouwproject ongewenste neveneffecten heeft, zoals de tijdelijke vermindering van opbrengsten, dan geeft de analyse van dit element inzicht in hoe deze nadelige effecten beheerd kunnen worden.
4. Reuse (hergebruik): Dit begrip biedt de mogelijkheid om te reflecteren op welke bestaande middelen of kennis hergebruikt kunnen worden. Een voorbeeld hiervan is een project dat voortbouwt op bestaande infrastructuur om kosten te besparen, zoals het hergebruiken van al aanwezige technologieën binnen een organisatie.

De kracht van het Evidence Planning Tool ligt dus in de toepassing van deze begrippen in de context van een specifiek (onderzoeks)project. Door deze grondig te analyseren, wordt het mogelijk om een holistische kijk te krijgen op zowel de positieve als de negatieve effecten, evenals op manieren om bestaande waarde te benutten.

De Evidence Planning Toolkit geeft een aantal voorbeelden van hoe de Evidence Planning Tool in de praktijk wordt toegepast. Zo gebruikte UNDP Kosovo de Evidence Planning Tool om de sociale en economische impact van nieuwe ontwikkelingsprogramma’s te evalueren. Voor Enhance werd bijvoorbeeld gekeken naar hoe het project nieuwe banen en vaardigheden voor jongeren creëerde, waardoor de lokale gemeenschap economisch versterkt werd. Onder Replace analyseerde het team hoe verouderde werkmethodes binnen de gemeenschap vervangen werden door duurzamere en innovatievere praktijken, zoals het invoeren van groene energieoplossingen. Limit richtte zich op de mogelijke negatieve effecten, zoals een tijdelijke vertraging in de werkgelegenheid, terwijl Reuse onderzocht hoe bestaande kennis en infrastructuur konden worden benut om de kosten te drukken en de impact te vergroten. Het gebruik van de Evidence Planning Tool door UNDP Kosovo hielp ook bij het identificeren van belangrijke factoren voor betrokkenheid, waaronder de interesse van kunststudenten voor het leveren van een bijdrage.

Het invullen hiervan kan op verschillende manieren gebeuren. Zo kan je intern met het team een werksessie organiseren, of organiseer je een externe meeting, waarbij je informatie vanuit de omgeving ophaalt. Onderstaand figuur laat het format zien van het model dat je hiervoor invult.

Waar komt de Evidence Planing Tool vandaan?

De Evidence Planning Tool is voortgekomen uit Nesta’s Creative Enterprise Toolkit, ontwikkeld in 2009 om creatieve ondernemers te ondersteunen bij het ontwikkelen van levensvatbare bedrijven. Nesta is een britse non-profit organisatie die zich richt op innovatie om grote maatschappelijke problemen aan te pakken. Een belangrijk onderdeel van de toolkit was het zogenaamde Evidence Modelling. Dit model hielp gebruikers om projectuitkomsten te definiëren, aannames te toetsen en de mogelijke impact van hun innovaties in kaart te brengen. Via evidence modelling worden onder meer gestructureerde interviews toegepast om directe invloeden op kennis, beleid en praktijk te identificeren. Dit proces helpt bij het definiëren van impactpaden, waarbij de connecties tussen projectactiviteiten en hun resultaten zorgvuldig worden onderzocht. Evidence modelling en de daaruit voortgevloeide Evidence Planning Tool was geïnspireerd op methoden zoals het Tetrad Model van Marshall McLuhan, dat onderzoekt hoe innovaties bestaande systemen kunnen verbeteren, vervangen, beperken of voortbouwen op wat er al is.