Outcome mapping

Wat is Outcome mapping?

Outcome mapping is een planningstool die de gewenste uitkomsten van een programma centraal stelt. In tegenstelling tot traditionele evaluatiemethoden, die zich voornamelijk richten op kwantificeerbare outputs en programmaresultaten, legt outcomemapping een sterke nadruk op outcomes in de vorm van verandering in gedrag, relaties en activitieiten van de personen en organisaties waarmee het programma werkt.

Deze planningstool focust zich op outcomes. Deze outcomes kunnen enerzijds logisch worden gekoppeld aan de activiteiten en outputs van een programma, waardoor ze deels binnen de invloedsfeer van het programma liggen. Anderzijds is de realisatie van outcomes sterk afhankelijk van interacties met de zogeheten ‘grenspartners’ (boundary partner), die zich bevinden op het grensvlak van het programma en de bredere context waarin de verandering teweeg moet worden gebracht.

Hoe Outcome mapping te gebruiken?

Outcome mapping is opgedeeld in 3 fasen en 12 stappen (zie onderstaande figuur). Voor de behandeling van deze stappen wordt gebruik gemaakt van workshops waarin de verschillende belanghebbenden en grenspartners betrokken worden. De oorspronkelijke opzet van outcome mapping gaat uit van een driedaagse workshop, maar er kunnen keuzes gemaakt worden over wie in welke fasen te betrekken een te grote belasting op de grenspartners te voorkomen.

Intentioneel ontwerp (Stap 1 – Stap 7)

Intentioneel ontwerp houdt in dat een programma activiteiten kadert op basis van de outcomes die het wil helpen bewerkstelligen. De acties worden doelbewust gekozen om zo de effectiviteit van gewenste bijdragen aan de ontwikkeling te maximaliseren. In deze fase staan de volgende vragen centraal in de workshop:

Waarom doen we dit? Wat is de achterliggende toekomstvisie waaraan het programma een bijdragen dient te leveren?

Voor wie doen we dit? Wie zijn de grenspartners?

Wat willen we bereiken? Op welke onderdelen willen we met het programma een bijdrage leveren aan de toekomstvisie en hoe kunnen we onze progressie hierop volgen?

Hoe gaan we dit doen? Op welke manieren gaat dit programma een bijdrage leveren aan wat we willen bereiken?

In de intentioneel ontwerpfase worden achtereenvolgens de volgende stappen doorlopen:

1. Beschrijf de visie: De visie weerspiegelt de grootschalige veranderingen waaraan het programma hoopt bij te dragen. De visie is gerelateerd aan de doelstellingen van het programma, maar gaat dieper, heeft een bredere reikwijdte en is gericht op de langere termijn. De uiteindelijke verwezenlijking van de visie ligt buiten de controle van het programma, maar de programma-activiteiten moeten echter daar wel aan bijdragen.
2. Identificeer de missie: In de missieverklaring wordt beschreven op welke gebieden het programma idealiter zal bijdragen aan de verwezenlijking van de visie, maar vermeldt niet alle activiteiten waarbij het programma betrokken zal zijn.
3. Identificeer de grenspartners: grenspartners zijn die individuen, groepen of organisaties die het programma in de praktijk nodig heeft om haar missie te realiseren, maar over wie het geen directe controle heeft.
4. Identificeer de ‘outcome challenge’: een ‘outcome challenge’ beschrijft hoe het gedrag, de relaties, de activiteiten of de acties van een grenspartner zullen veranderen als het programma uiterst succesvol is. ‘Outcome challenges’ zijn geformuleerd op een manier die de nadruk legt op gedragsverandering. Ze moeten idealistisch maar realistisch zijn.
5. Ontwikkel stapsgewijze voortgangsindicatoren: Voor elk van de outcomes die het programma helpt te bewerkstelligen, worden stapsgewijze voortgangsindicatoren geïdentificeerd. Ze tonen de complexiteit van het veranderingsproces dat met elke grenspartner gepaard gaat en vertegenwoordigen de informatie die het programma kan verzamelen om de prestaties in de richting van de gewenste outcome te monitoren.
6. Stel een strategiekaart op voor elke ‘outcome challenge’: Het doel van de strategiekaart is om de strategieën te identificeren die door het programma worden gebruikt om bij te dragen aan het bereiken van de beoogde outcomes.
7. Stel de organisatorische praktijken vast: het doel van deze stap is het identificeren van de organisatorische praktijken die het programma zal gebruiken om effectief bij te dragen aan het realiseren van de outcomes.

Outcome & prestatiemonitoring (Stap 8 – Stap 11)

In deze fase van de workshop ontwikkelen de deelnemers een raamwerk voor het monitoren van: de voortgang van grenspartners in de richting van het bereiken van outcomes, de strategieën van het programma om de outcomes te ondersteunen, en de gebruikte organisatorische praktijken.

8. Vaststellen van monitoringsprioriteiten: niet alles kan gemonitord en geëvalueerd worden met het oog op de beschikbare financiële middelen en menskracht. Daarom moeten keuzes gemaakt worden over wat er voortdurend gemonitord zal worden en welke aspecten in de evaluatie zullen worden meegenomen.
9. Ontwikkelen van een outcomelogboek: om de voortgang van de outcomes tijdens de programma-implementatie bij te houden wordt er voor elke grenspartner een outcomelogboek bijgehouden. In het logboek staan beoogde outcomes beschreven en de mate en wijze waarin deze al gerealiseerd zijn.
10. Ontwikkel een strategielogboek: voor succesvolle toepassing van outcome mapping zal het programmateam ook moeten openstaan om zelf te veranderen om zo te kunnen inspelen op de veranderende behoeften van zijn grenspartners. In een strategielogboek kan het team de ervaringen met betrekking tot de strategieën die het heeft ingezet om grenspartners te betrekken.
11. Ontwikkel een prestatielog boek: via het bijhouden van een prestatielogboek kan een programma op een systematische manier zijn acties ter ondersteuning van zijn grenspartners monitoren. In het prestatielogboek worden gegevens vastgelegd over hoe de programmaorganisatie opereert om zijn missie te vervullen.

Evaluatieplanning (Stap 12)

In de evaluatieplanningsfase zullen voorafgaand aan het opstellen van een evaluatieplan de evaluatieprioriteiten vastgesteld dienen te worden. Dit moet gedaan worden omdat niet alles geëvalueerd kan worden binnen de beschikbare financiële middelen en menskracht. Hierbij wordt waar mogelijk voortgebouwd op de monitoringsproducten zoals de logboeken en de onderliggende verzamelde data. Het uiteindelijke doel van de evaluatie is om hiermee toekomstige beslissingen over het (vervolg van het) programma te informeren. De enige stap in deze fase is:

12. Ontwikkel een evaluatieplan: Het evaluatieplan geeft een korte beschrijving van de belangrijkste elementen van de uit te voeren evaluatie. Het schetst het evaluatieprobleem, de manier waarop de bevindingen zullen worden gebruikt, de vragen, de informatiebronnen, de evaluatiemethoden, het evaluatieteam, de data voor de evaluatie en de geschatte kosten.

Waar komt Outcome mapping vandaan?

Outcome mapping is een methodologie voor monitoring en evaluatie die is ontwikkeld door het International Development Research Centre (IDRC) in samenwerking met een team van professionals uit het ontwikkelingsveld. Het is ontstaan als een reactie op de behoefte aan een meer dynamische en participatieve aanpak om de impact van ontwikkelingsprogramma’s te meten.

De ontwikkeling van outcome mapping begon in de vroege jaren 1990 onder leiding van Sarah Earl, Fred Carden en Terry Smutylo bij het IDRC, een Canadese organisatie die zich richt op het ondersteunen van onderzoek en innovatie in ontwikkelingslanden. Ze wilden een evaluatiemethodologie creëren die niet alleen de outcomes van een programma meet, maar ook de veranderingen in het gedrag en de relaties van de grenspartners die direct betrokken zijn bij het programma.

Het IDRC en de outcome mapping Learning Community hebben sindsdien bijgedragen aan het verder verspreiden, aanpassen en verbeteren van de methodologie. Outcome mapping wordt nu wereldwijd gebruikt door diverse organisaties in verschillende sectoren, waaronder internationale ontwikkeling, non-profitorganisaties, en overheidsinstellingen, als een benadering om de impact en bijdragen van hun programma’s en interventies te begrijpen en te verbeteren.